GDPR og personvern

1. Innsamling av personopplysninger

Vi må samle inn personopplysninger for å kunne ansette en uavhengig leverandør. For at EasyFreelance skal kunne behandle personopplysninger må vi ha et rettslig grunnlag/rettslig grunnlag. Behandling av personopplysninger er lovlig dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en kontrakt som den registrerte er part i eller for å iverksette tiltak på forespørsel fra den registrerte før inngåelse av en kontrakt (som den vi trenger å kunne inngå med den uavhengige entreprenøren).

Behandling er også lovlig dersom behandlingen er nødvendig for å overholde en rettslig forpliktelse som EasyFreelance er underlagt.

Behandlingen kan også gjøres i henhold til en interesseavveining, der EasyFreelances interesse i å behandle informasjon balanseres mot interessen til registrantens integritetsbeskyttelse, og resultatet er at det foreligger en legitim interesse.

Behandling er videre lovlig dersom den registrerte har gitt samtykke til behandlingen. Samtykke skal leveres separat og kan alltid tilbakekalles.

2. Rettslig grunnlag for innkreving og behandling

Oppfyllelse av avtale – Dette krever at vi kan behandle personopplysninger for å kunne inngå eller oppfylle avtaler. Formålet er å administrere vilkår, som kan innebære utbetaling av lønn eller å kontakte den uavhengige entreprenøren. For at vi skal kunne oppfylle vår del av avtalen som arbeidsgiver kan det i visse tilfeller kreves at EasyFreeance deler personopplysninger om den ansatte til vår klient, (som har bestilt et oppdrag fra den uavhengige oppdragstakeren). Hvis det finnes ansettelse, er vi pålagt å informere deg kontinuerlig om problemer som påvirker din stilling (som arbeidsmiljørelaterte spørsmål).

Juridisk forpliktelse – EasyFreelance behandler og deler personopplysninger på grunn av forpliktelsene som oppstår gjennom lov eller andre lover, myndighetsforskrifter, vedtak, forespørsler eller retningslinjer. Personopplysninger og de dokumenter som kreves i regnskapsloven oppbevares så lenge det er nødvendig. Dokumentasjon for bokføring og regnskap kan bestå av avtaler, skriftlig korrespondanse og fakturaer. Behandling av personopplysninger er påkrevd siden vi for eksempel må sende inn personopplysninger til den svenske skattemyndigheten og andre myndigheter og nasjonale organisasjoner.

Oppfyllelse av avtale/legitime interesser – EasyFreeance behandler personopplysninger ved å analysere og behandle statistikk. For denne behandlingen kan vi bruke både krypterte og pseudonymiserte data. Målet med denne behandlingen er å forbedre vår virksomhet og fortsette å tilby våre ansatte og kunder god service, funksjonalitet og tjenester.

EasyFreelance bruker informasjonskapsler på våre nettsider for å kunne tilby en bedre brukeropplevelse for våre besøkende. Vi kan utføre visse tester på nettstedet vårt som gir oss statistikk om hvordan en bestemt funksjon på siden vår er brukervennlig eller ikke. En informasjonskapsel er en tekstfil som lagres på enheten din slik at nettstedet vårt kan gjenkjenne enheten din. Hvis du vil vite når enheten din mottar en informasjonskapsel, kan du stille inn nettleseren din slik at den varsler deg om dette. (På den måten har du mulighet til å godta eller avvise en informasjonskapsel). Hvis du kun besøker det åpne nettstedet, gir ikke informasjonskapsler oss informasjon som inneholder personopplysninger, da tilbyr de kun statistikk og anonym informasjon, for eksempel veien inn til nettstedet vårt. EasyFreelance kan bruke systemer som Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Bing etc. for å lage målgrupper i annonseplattformer.

EasyFreelance mener det er en berettiget interesse i å opprettholde en brukervennlig side og gode tjenester, men at dette også er et krav for at vi skal kunne oppfylle vår del av avtalen.

EasyFreelance behandler dine personopplysninger ved å håndtere sakshistorikk for å kunne tilby deg kundestøtte og for å kontinuerlig lære opp våre ansatte og forbedre våre arbeidsmetoder for å kunne tilby best mulig support. Når du kontakter oss kan kommunikasjonen være gjenstand for analyse. Vi forventer at for å kunne oppfylle vår del av avtalen, skal vi kunne tilby god kundestøtte (som er en av tjenestene vi får betalt for). Vår kundestøtte er en av våre viktigste kommunikasjonsmidler med våre ansatte. For ikke-ansatt mener vi at det er i vår og registrerte berettigede interesse at vi kan tilby god kundestøtte, men også slik at vi kan inngå en avtale.

Hvis og når vi trenger å få kredittopplysninger for å kunne yte vår tjeneste EasyPay, er det både for å oppfylle avtalen og i vår legitime interesse at vi behandler dine personopplysninger til dette formålet. Hvis du ikke vil at vi skal foreta en kredittsjekk, bør du ikke velge EasyPay-tjenesten.

Grunnleggende betydning for de registrerte – EasyFreelance kan behandle personopplysninger som for eksempel nærmeste avhengige av en Uavhengig Leverandør når vi mener det kan være nødvendig for å beskytte interesser som er av grunnleggende betydning for deg som ansatt. Det er imidlertid ditt valg om du vil gi oss denne informasjonen eller ikke.

Legitime interesser – EasyFreelance kan henvende seg til den uavhengige leverandøren med direkte markedsføring som vi anser som en legitim interesse når vi skal informere om eksisterende eller nye tjenester. Vi markedsfører både våre eksisterende og nye tjenester som kan ha som formål å gi flere arbeidsmuligheter for den uavhengige entreprenøren eller for å tilrettelegge for de daglige aktivitetene når den uavhengige entreprenøren er ansatt hos oss. EasyFreelance kan til dette formål bruke personopplysninger som vi har lagret og enkelte brukerdata. Den legitime interessen for denne behandlingen er å optimalisere våre tjenester og prosesser for å gi de beste tjenestene for den uavhengige leverandøren på lang sikt og informere om nyheter. Det er alltid en mulighet til å protestere mot å motta markedsføringsinformasjon og den registrerte kan i hver e-post velge å ikke motta mer markedsføring fra oss.

3. Samtykke

For å gjøre det mulig for de registrerte å motta informasjon som er interessant bare for dem, ønsker vi å bruke personopplysninger til profilering. For dette trenger vi et samtykke. Profilering innebærer at vi behandler personopplysninger ved å samle inn, lagre, behandle og analysere data for å få ut tilbud som matcher de registrerte og deres personlige behov. Fra den personlige profilen vil de da motta informasjon om tjenester og produkter som kan være av interesse for dem, eller som på en eller annen måte letter deres arbeidsrolle og forhold til oss. For å kunne gi samtykke til dette må du være minst 18 år. Du trenger ikke å gi samtykke for å bli en uavhengig entreprenør. Et samtykke kan alltid trekkes tilbake under kontoinnstillinger.

4. Hvilke kategorier av personopplysninger behandles

Kategoriene av personopplysninger som EasyFreelance trenger å behandle og lagre for å kunne inngå avtale med den uavhengige leverandøren er følgende:

• Navn
• Fødselsnummer
• Epost
• Telefonnummer
• Addresse
• Profesjonell tittel
• Yrke
• Arbeidsmiljø
• Kontonummer
• Identifikasjonspapirer

For de som er eller har vært ansatt behandles også følgende:

• Ansattnummer
• Ansettelsedato
• Slutt dato
• Ansettelsesform
• Arbeidsperioder
• Lønn
• Skattekort og informasjon
• Ansettelseskontrakt

Det er frivillig å komme inn med kontaktinformasjon om det nærmeste som er relevant for deg.

Vi samler inn personopplysninger på ulike måter, oftest skjer dette når den registrerte oppretter en konto og gir oss informasjonen eller vi kan motta den fra en klient. Personopplysninger kan imidlertid også samles inn fordi de registrerte kontaktet oss, for eksempel gjennom vår kundestøtte.

5. Tidsperiode

EasyFreelance lagrer og behandler personopplysninger etter behov for de som utførte oppdrag som selvstendige entreprenører i henhold til lov og dette slettes innen ti år fra siste lønn ble utbetalt fra oss. Kategoriene som lagres er de som trengs for legitime mål.

For registrerte som aldri utførte oppdrag som uavhengige kontraktører og hvis kontoer har vært inaktive i tre år, vil EasyFreelance automatisk slette med sine kontoer. Kontoen vil da bli slettet tre år fra registreringen dersom de registrerte ikke aktivt velger å lagre kontoen sin. En konto anses å være inaktiv dersom den registrerte kontoinnehaveren aldri har vært ansatt hos oss og ikke har logget inn på sin konto på tre år.

Personopplysninger mottatt av kundestøtte slettes etter ett til tre år, dersom informasjonen ikke er nødvendig på lengre tid på grunn av identifiserte objektive eller juridiske årsaker.

6. Mottakere og leverandører

EasyFreelance deler personlige data med forskjellige mottakere. Det kan være ulike leverandører av IT-systemer, saksbehandlingssystemer eller at personopplysninger deles med banken, hvor banken behandler dette for utbetaling av lønn.

EasyFreelance gir også personopplysninger til andre mottakere som myndigheter, dersom vi etter lov eller annen beslutning fra myndigheten er forpliktet til å gi dette.

I de fleste tilfeller trenger våre kunder (den som kjøper oppdraget utført av den uavhengige leverandøren), tilgang til og behandler den uavhengige leverandørens personopplysninger. Oftest samler kundene selv inn nødvendige personopplysninger direkte fra den uavhengige leverandøren, men noen ganger samles de imidlertid inn gjennom EasyFreelance.

Det rettslige grunnlaget for at vi kan dele personopplysninger til vår klient er å oppfylle eller inngå en arbeidsavtale som den uavhengige oppdragstakeren er, eller har til hensikt å være, del i. EasyFreelance har når loven krever det en databehandleravtale med mottaker av personopplysninger.

7. Overføring til et tredjepartsland

Mottakere og leverandører kan etableres både innenfor EU/EØS og i et tredjepartsland. I et tredjepartsland er ikke GDPR-lovgivningen gjeldende. Hvis EasyFreelance overfører personopplysninger til et tredjepartsland, kontrollerer vi at det enten er et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i landet eller at det er spesielle garantier for at informasjonen og dine rettigheter er beskyttet. Tilstrekkelige garantier kan være at overdragelsen er regulert av standardiserte kontraktsklausuler som beskytter de registrerte rettighetene eller av interne selskapsregler. De standardiserte kontraktsklausulene som er nevnt har et innhold som tar sikte på å sikre at entreprenøren skal leve opp til standarden som GDPR krever og sikre at den registrertes integritet ivaretas.

Landene som EU-kommisjonen har bestemt har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå finner du her: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

Standardkontrakts klausulene som EU-kommisjonen godkjente og som vi bruker kan finnes på: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj

8. Økt beskyttelse av personopplysninger

EasyFreelance foretar såkalte passende tekniske og organisatoriske skritt for å øke beskyttelsen av dine personopplysninger.

Eksempler kan være:

• Kryptering
• Avtaler og Rutiner
• Internt register over personopplysninger
• Vurdering av konsekvenser
• Informasjonsminimering
• Begrensning av tilgang til personopplysninger i selskapet

Vi verdsetter tilgangen til personopplysninger og lar ikke uvedkommende få tilgang til dette. (EasyFreelance har konfidensielle avtaler med konsulenter som jobber for selskapet).

9. Dine rettigheter og hvordan du bruker disse

I henhold til loven har de registrerte visse rettigheter de kan kreve fra behandlingsansvarlig. I de fleste tilfeller kan du bruke disse rettighetene uten kostnad. Vi vil besvare en forespørsel uten unødvendig forsinkelse, oftest innen en måned.

Dine rettigheter betyr at du kan,

• få en bekreftelse på om vi behandler dine personopplysninger (og i så fall behandles dine personopplysninger i samsvar med det som er nevnt her)
• få en kopi av personopplysningene som vi behandler
• protestere mot behandling eller be om såkalt dataportabilitet, begrense behandlingen av dine personopplysninger, få korrigert personopplysningene dine
• få dine personopplysninger slettet, eller
• be om tilbakekall av samtykke (dette påvirker ikke lovligheten av behandling på grunnlag av samtykke før dette ble tilbakekalt)

For å tilbakekalle samtykke angående profilering kan du avklikke boksen du krysset av da du sendte inn samtykke. Du finner boksen på din profil i vår applikasjon (krever at du logger inn). Dersom du ønsker å utnytte noen av dine andre rettigheter, kan du sende en e-post til [email protected].

Det er mulig å klage til tilsynsmyndigheten i Sverige/Norge dersom du mener at vår behandling av dine personopplysninger er feil.

10. Retting av personopplysninger

Hvis du endrer navn, adresse eller kontaktinformasjon, eller hvis du oppdager feil informasjon, er det ditt ansvar å endre informasjonen din på kontoen slik at denne er oppdatert og korrekt. EasyFreelance ønsker alltid å ha korrekt informasjon om deg og vi vil gjøre det vi kan for at informasjonen din oppdateres. Dersom dine personopplysninger er gjenstand for retting eller sletting, vil EasyFreelance varsle mottakerne av dine personopplysninger, forutsatt at EasyFreelance finner det mulig og ikke urimelig tyngende.

Under alder

For mindreårige uavhengige kontraktører har vi en spesialisert personvernpolicy som er tilpasset og som beskriver behandlingen vi gjør i henhold til personopplysninger for registrerte under 18 år.

Ta kontakt med en personvernombud

Hvis du trenger å kontakte vår personvernombud, kan du alltid ringe kundestøtte eller sende en e-post til [email protected].

Arkivering av samtykke

Siden EasyFreelance har bevisbyrden for at ethvert samtykke er innhentet og lagret.